Come depositare il bilancio online, passo dopo passo

Siamo giunti nel mese di maggio che per i commercialisti significa: campagna bilanci 2014.

Il deposito del bilancio in camera di commercio è un atto obbligatorio per le società di capitali e le cooperative. La procedura consiste nell’inviare attraverso il portale webtelemaco.infocamere.it di Infocamere il bilancio, la nota integrativa, il verbale di assemblea e gli altri documenti obbligatori.

Novità nel bilancio dal 2010

Il 2010 ha segnato un cambiamento radicale per questa procedura in quanto è stato introdotto il bilancio in formato XBRL (D.P.C.M. 10 dicembre 2008) e da quest’anno anche la Nota Integrativa deve essere redatta secondo la stessa tassonomia.

La redazione del file Xbrl potrà essere effettuata utilizzando i software gratuiti messi a disposizione sul sito webtelemaco.infocamere oltre che dalla maggior parte dei gestionali utilizzati dai professionisti abilitati.

Quali strumenti si hanno a disposizione?

Gli strumenti per redigere la pratica di deposito sono 2:

  1. Bilanci online
  2. Fedra plus

Ci concentreremo sull’utilizzo di “bilanci online” perché ritengo sia il più snello e pratico strumento da utilizzare dato che non richiede alcuna installazione software, ma basta una connessione internet.

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Ricordiamo che “bilanci online” può essere utilizzato per le sole società per cui non vi sia stata una modifica della compagine sociale; negli altri casi, il deposito deve avvenire obbligatoriamente con il software “ Fedra plus”.

Fedra Plus

La prima operazione da compiere quando ci si accinge ad effettuare il deposito del bilancio è digitare l’indirizzo webtelemaco.infocamere.it, accedere alla sezione Bilanci  > bilanci online > accedi.

A questo punto bisogna inserire lo user-id e la password oppure utilizzare il certificato digitale (smart card oppure key usb) per effettuare l’accesso all’area riservata.

Il software propone una schermata “scheda deposito bilanci” divisa in sezioni:

  • Anagrafica impresa
  • Dati relativi all’impresa
  • Deposito Bilancio / Situazione patrimoniale
  • Firmatario della distinta
  • Estremi protocollazione
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Analizzando la prima sezione troviamo il campo “Camera di” che deve essere valorizzato con la provincia della camera di commercio a cui è destinata l’istanza di deposito.

Ricordiamo che la camera di commercio a cui inviare la pratica scaturisce dalla provincia in cui è situata la sede Legale dell’impresa.

Proseguendo incontriamo il campo “Codice fiscale” e “Numero Rea”; basterà compilarne uno solo dei due e cliccare sul tasto cerca, posto sulla destra della schermata, per valorizzare sia la sezione “Anagrafica Impresa” che “Dati relativi all’impresa” in quanto il software utilizza il data base del registro imprese per recuperare in automatico tutti i dati necessari.

Bilancio Ordinario

Entriamo nella terza sezione e scegliamo attraverso un menù a tendina la tipologia di bilancio che ci accingiamo a depositare (Bilancio ordinario, abbreviato ecc.), compiliamo il campo “alla data” in cui riporteremo la data di chiusura dell’esercizio contabile e a questo punto dovremo inserire la data di approvazione del bilancio (che ovviamente dovrà coincidere con quella riportata nel verbale che successivamente dovremo allegare) nel campo “Verbale di approvazione del bilancio”.

Il software ci propone di flaggare il campo “Conferma elenco soci già depositato e riferito alla data di approvazione del bilancio dell’esercizio precedente”, di conseguenza se nulla è stato modificato nella compagine sociale, clicchiamo e passiamo alla sezione “Firmatario della distinta”.

Fedra Plus parte 2

Qui dobbiamo inserire i dati (Cognome e Nome) del soggetto che firma (digitalmente) la distinta di deposito e attraverso il menu a tendina il “tipo firmatario” (professionista incaricato, amministratore ecc.).Nel caso in cui il firmatario sia un Dottore Commercialista/Ragioniere dovremo inserire nell’apposita casella, la provincia e il numero di iscrizione all’albo.

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Passiamo all’ultima sezione “Estremi protocollazione” ,qui dobbiamo indicare l’“assolvimento del bollo virtuale” attraverso il menu a tendina (“bollo assolto in entrate” se viene utilizzato il conto prepagato dell’area riservata di “Telemaco” oppure “assolto all’origine” o se la pratica è “esente”).Il campo obbligatorio “Estremi autorizzazione” deve essere valorizzato utilizzando la “Lista aut. Camerali” che si apre con un click; per concludere questa prima parte dell’istanza dovremo solo flaggare “Distribuzione utili ai soci” e/o “Mancato rispetto limite 70% imprese Sociali” se si sono verificate queste ipotesi e scegliere attraverso il menu a tendina se il soggetto è obbligato o meno alla presentazione del bilancio nel formato Xbrl. Il tasto “Continua” ci fa accedere alla sezione allegati

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Importante: tutti gli allegati devono essere firmati digitalmente dal professionista e “gli altri allegati” redatti in formato pdf/A

Utilizzeremo il tasto “aggiungi Bilancio” per aprire “Allegato principale per il Deposito Bilancio” in cui sceglieremo il “Tipo” bilancio Xbrl, la “Data di chiusura esercizio o documento” e il “Numero di pagine” ed infine il tasto scegli per inserire il file Xbrl del bilancio .

Eseguiremo la stessa procedura per gli altri allegati usando però il tasto “Aggiungi altro allegato”.

A questo punto l’istanza è completa per cui dovremmo esportare sul nostro pc la distinta con “Scarica File (click destro e “salva oggetto con nome”), firmarla digitalmente e allegarla nuovamente con il tasto “Allega distinta firmata”.

Bisogna fare molta attenzione in quanto il software proporrà due file dal nome “Distinta Bilancio on line” ma soltanto uno avrà il simbolo di una chiave verde sulla destra dello schermo che indica la firma digitale apposta, di conseguenza dovremo eliminare l’altro usando il tasto “annulla”.

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L’istanza di deposito è conclusa: basterà cliccare sul tasto “Invia in camera” per la spedizione definitiva.

Alessandro Farinelli

Alessandro Farinelli

Commercialita specializzato in consulenza societaria, aziendale, fiscale e tributaria.
Alessandro Farinelli

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