La segretaria virtuale: un’idea innovativa al servizio delle PMI

Negli ultimi anni i sistemi di virtualizzazione hanno modificato profondamente il modo di pensare e vivere il lavoro. Dalla crescente diffusione dei sistemi cloud all’adozione del BYOD (bring your own device), tanti sono i segnali che mostrano come la realtà delle piccole e medie imprese italiane stia rapidamente cambiando faccia: si lavora da qualsiasi postazione, si comunica in tempo reale con colleghi e clienti da dispositivi mobili, gli orari di lavoro diventano più flessibili.

Virtualizzazione

Le immediate conseguenze di questa “virtualizzazione” degli spazi di lavoro sono un miglioramento delle condizioni e delle prestazioni lavorative dei singoli individui, oltre a una notevole riduzione dei costi di gestione (basti pensare che c’è chi arriva persino a fare a meno dell’ufficio…).

Segretario a distanza

Nel solco di questa ridefinizione degli stili di lavoro s’inseriscono anche i servizi di segretariato a distanza, o segretariato “virtuale”, che hanno come protagoniste imprese specializzate nella comunicazione telefonica e nella gestione del contatto con il cliente.

Software appositamente progettati permettono a una segretaria di lavorare in remoto per conto di un professionista o di un imprenditore amministrandone l’ufficio, gestendo la sua agenda appuntamenti, occupandosi della ricezione e dell’invio di fax e comunicando con il titolare in tempo reale tramite un portale online o un dispositivo mobile.

L’idea del segretariato a distanza è sbarcata in Europa nel 2001, quando lo startupper berlinese Holger C. Johnson (attualmente imprenditore seriale), fondò Segretaria24.it, ad oggi uno dei maggiori fornitori di segretariato a distanza attivo in tutta Europa.

Ricerche universitarie

Dalle sue ricerche condotte presso la Freie Universität di Berlino (in collaborazione con il Prof. Günter Faltin, docente di Imprenditoria) risultò che circa il 75% delle PMI perdono fatturato a causa di una scarsa reperibilità telefonica. D’altra parte, la scelta di utilizzare una segreteria telefonica per sopperire alla mancanza di una segretaria personale non migliora di molto la situazione: più del 63% dei chiamanti percepisce la voce registrata come impersonale e riaggancia prima di lasciare un messaggio, rivolgendosi alla concorrenza.

Holger Johnson

Di qui l’idea di Holger Johnson: formare del personale specializzato e metterlo a disposizione delle giovani imprese a un decimo dei costi previsti da una segretaria “tradizionale”. Come? Sviluppando un software che permettesse a una singola segretaria di gestire contemporaneamente il telefono di più professionisti, riducendo i tempi morti e ottimizzando l’impiego del personale.

Servizio di segreteria

Il servizio di segreteria può essere così garantito secondo una formula a consumo, con costi commisurati al numero di telefonate gestite dalla segreteria e al volume di mansioni effettivamente svolte. In breve, ecco le conseguenze di questa idea: niente più costi fissi elevati per il personale di segreteria, riduzione del rischio d’impresa per le giovani startup, accesso a personale qualificato anche per chi non dispone di ingenti capitali, ottimizzazione della reperibilità telefonica per i potenziali clienti e miglioramento dell’immagine imprenditoriale.

Semplice trasferimento di chiamata

La segreteria virtuale, come quella di Segretaria24.it, si può attivare con un semplice trasferimento di chiamata e non prevede requisiti tecnici particolari: al committente del servizio viene messo a disposizione un numero di telefono e di fax virtuale con prefisso a scelta, verso il quale potrà deviare le proprie telefonate, sia da telefono fisso che da telefono mobile.

Ad ogni telefonata in entrata una segretaria virtuale risponde con la formula introduttiva precedentemente concordata (ad es. “Studio Commercialista del Dott. Rossi buongiorno”), e riferisce il messaggio desiderato (ad es. “il Dott. Rossi al momento è fuori ufficio, mi lasci un messaggio e la faccio ricontattare”).

Alla conclusione della chiamata il cliente riceve una notifica dettagliata in tempo reale tramite e-mail o SMS, dove vengono riportati i recapiti del chiamante e il motivo della telefonata. Il tutto, nel caso di Segretaria24.it, viene reso ancora più flessibile da un portale online accessibile 24h su 24 e da un’app gratuita per iPhone e Android che consentono la comunicazione in tempo reale tra segretaria e titolare.

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Test live gratuito

Su richiesta sono disponibili anche altri servizi di segreteria aggiuntivi, come la gestione dell’agenda appuntamenti, l’inoltro delle telefonate urgenti, la redazione di una lista di clienti VIP e, nel caso degli studi associati, lo smistamento delle chiamate al collaboratore richiesto. Recentemente, per rendere più semplice e agevole il processo di internazionalizzazione delle imprese, Segretaria24.it, per esempio, ha inserito nella sua offerta il segretariato in lingua per clienti stranieri, con risposta da parte di segretarie madrelingua inglesi, tedesche, francesi e spagnole. Il funzionamento si può testare in prima persona con un Live test gratuito configurabile in soli 3 minuti.

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